La Division Immobilisation et registres des biens du Trésor de lÎle est heureuse d’annoncer la mise en place récente d’un système d’indexation des registres sur ordinateur amélioré. CHRIS est une application serveur client qui permet l’enregistrement, l’indexation, le stockage, la recherche et la mise à jour efficaces des documents du bureau d’enregistrement – et offre maintenant une nouvelle caractéristique d ’imagerie.
Le trésorier de la province, l’honorable Mitch Murphy déclare à ce sujet : « Cette caractéristique d’imagerie permet à la clientèle de voir les documents originaux depuis le mois d’août 2004. Au lieu de devoir se lever du terminal d’ordinateur, de devoir aller chercher de gros registres et d’avoir à les feuilleter, le client se rend simplement au document désire en cliquant sur l’icone du document. »
La première version de CHRIS a été introduite en 1995 et fournit depuis ce temps un index automatisé des documents du bureau d’enregistrement. Avant l’automatisation, on devait faire une recherche à la main dans les index de centaines de milliers de documents du bureau d’enregistrement, lesquels se trouvaient dans d’énormes registres.
Les documents du bureau d’enregistrement comprennent les actes de cession, hypothèques, acquittements, servitudes et privil èges. Grâce à CHRIS, diverses méthodes de recherche telles que le nom du propriétaire, la première et la troisième lettre de son nom de famille, le numéro de parcelle de terre et le type de document sont utilisées pour trouver un document particulier. En moyenne, il se fait 13 000 recherches par mois sur CHRIS.
Au cours des dernières années, le nombre de documents enregistrés a augmenté substantiellement : en 2003 seulement, plus de 20 000 documents ont été enregistrés. L’automatisation a aidé à répondre à un manque grandissant de surface de stockage, et elle a permis au nombre actuel d’employés de gérer le volume grandissant de travail.
La version mise à jour de CHRIS a été lancée le 23 août, et elle a été conçue pour que les utilisateurs puissent accéder plus facilement à plus d’informations. En plus d’être capables de visionner les documents originaux, les utilisateurs peuvent maintenant chercher les plans d’arpentage par num éro de plan ou numéro d’approbation.
La Division Imposition et registres des biens travaille en étroite collaboration avec le Comité sur les biens immobiliers de la Law Society of Prince Edward Island afin de garantir que le système d'indexation des registres sur ordinateurs (CHRIS) rencontre efficacement les besoins de la communauté juridique.
La registraire des actes de vente, Glenda Roberts, déclare : « CHRIS nous a permis de gagner beaucoup de temps. Avant l’automatisation, les transactions devaient se faire par écrit – toutes à la main – dans un certain nombre de livres. Aujourd’hui, une fois que c’est tapé, c’est fait. »
Le processus de simplification élimine beaucoup de dédoublement.
Pour avoir accès au système CHRIS, les clients doivent se rendre au bureau d’enregistrement de Charlottetown ou de Summerside. Le personnel du bureau les guidera sur la manière d’utiliser le système – ce service est gratuit. Au nombre des clients réguliers se trouvent des avocats, des recherchistes de titres, des arpenteurs, des historiens et des courtiers en immeubles.
Pouvoir fournir des renseignements du bureau d’enregistrement sur Internet figure au nombre des projets futurs de la Division Imposition et registres des biens.

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